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學院辦公室工作職責

（2019年4月更新）

一、基本要求
? ??? ?1、樹立“辦公室工作無小事”觀念，強化“細節決定成敗”的理念；牢記自己肩負的責任，以高度的責任感和強烈的事業心完成好領導交辦的每一項工作。

2、無論是接聽一個電話、起草一份文稿、辦理一件事情、還是提出一項建議、回復一個問題，都要以精益求精的態度去對待。

3、切記粗制濫造，敷衍塞責，簡單交差了事，杜絕辦事拖拉，互相推諉扯皮。

4、要嚴格按照“八個”不讓，做好每一項工作。即：不讓領導分配的事講兩次；不讓領導布置的事在自己身上耽誤；不讓領導的批件在自己手里延遲；不讓正在辦理的文件在自己手上積壓；盡量不讓差錯在自己身上發生；不讓來辦事的人員跑冤枉路；不讓到辦公室辦事的人受到冷落；不讓學院的形象因自己而受到影響。

5、在工作中必須堅持原則，不能隨心所欲，拿不準的事情先請示后施行；

6、領導安排的工作，要求當天完成的，必須按時完成。如在辦事過程中因對方的原因不能按時完成的，必須如實說明情況。

7、本職工作要盡職盡責，每一階段的工作要主動去想該做什么、怎樣去做，在工作中有建議和意見可以向主任提出，如有不便可直接向院領導反映。

8、提倡“團結協作、分工合作”的工作氛圍，辦公室工作性質特殊，臨時出現的事情，臨時安排，工作中無特殊情況必須服從安排。

二、工作職責

1、文書管理。負責組織起草學院黨政工作計劃、總結、院長辦公會議紀要、黨委會議紀要及其他綜合性文件材料；負責學院黨政公文的核稿、登記、繕印、用印、分發、歸檔工作。

2、機要保密。負責各級黨政主管部門文件、機要文件及其他來文來函的簽收、登記、分辦、傳閱與處理工作，負責上級網絡辦公信息的處理，負責學院OA辦公系統各類學院文件的處理。

3、印信管理。負責管理學院公章、黨委公章及法定代表人的印章，刻制啟用學院各類印章（含電子印章），開具學院介紹信及有關證明。

4、檔案管理。負責學院工作檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計與處理工作，加強電子檔案管理，負責學院綜合檔案室的建設和電子檔案管理。

5、信息管理。負責學院綜合統計工作，調查研究，編發工作《簡報》等信息資料，編印學院大事記或《年鑒》，管理黨委和學院辦公室網頁。

6、督辦協調。負責學院文件、會議決定及學院領導批示的分辦、承辦、督辦事項。負責機關的上下班考勤工作。

7、聯絡接待。負責學院領導出差的接送以及對外聯絡、來賓接待工作，協調各部門做好各類檢查、評估、考核的接待工作。

8、會議管理。負責全院綜合性黨政會議、活動的通知、組織、協調工作，管理行政樓會議室。

9、機關建設。負責機關辦公用房鑰匙的管理，做好院領導辦公室的辦公服務工作；擬訂辦公用品配置計劃，采購和發放辦公用品，協調辦公用品的維修，聯系電信處理有關事項。協助做好學院辦公自動化系統建設。

10、值班管理。負責安排檢查全院院務值班、節假日值班、上報值班信息，做好值班督查。

11、車輛管理。管理學院公務車輛，負責安排協調院領導及部門工作用車，及時安排學院公務車輛的年檢、維修和保養工作，保障行車安全。

12、收發管理。負責外來郵件簽收和分發、學院報刊雜志征訂工作。

13、信訪處理。接待來信、來訪等。處理學生申述及教職工投訴等事項的處理。

14、應急處理。及時參與處理學院突發事件，協調相關部門、單位做好應急處置工作，及時完成學院領導交辦的工作。

三、機構設置及崗位職責

學院辦公室主任崗位職責

一、全面主持學院辦公室日常管理工作，統籌安排辦公室各項工作。

二、協助院領導工作，當好院領導的助手和參謀。

三、根據學院制度規定和工作需要，協助院領導組織安排院長辦公會議、院務會議、黨委會、黨政聯席會和全院性會議。

四、組織起草學院發展規劃、黨政工作計劃、工作總結等綜合性文稿，審核、印發以學院名義和學院黨委名義印發的各類黨政公文。

五、呈辦上級來文及學院公文的批辦、催辦等。

六、協助院領導組織安排全院性重要活動，協調各部門之間的工作。

七、負責院內外來信來訪等事務，負責組織、協調接待、對外聯絡和交流工作。

八、負責機要保密、檔案管理、印章使用、登記和保管、信息統計等工作。

九、負責安排協調院領導及部門公務用車。

十、完成領導交辦的其他工作。

黨務秘書A崗位職責

一、認真學習貫徹黨的基本路線和各項方針政策，做到黨性強，作風正，工作認真負責，具有較強的事業心和政治責任感。堅決執行上級黨組織的有關決議，落實執行學院黨委的各項決定。

二、負責起草學院黨委文件、工作計劃、報告、總結、決議和通知等文件。

三、負責學院黨建工作的信息上報和校園網“黨建之窗”、辦公室網頁的信息發布。

四、負責落實學院黨委黨員發展工作的安排，包括舉辦入黨積極分子培訓班，審查發展新黨員和預備黨員轉正的有關材料，兼任組織員，把好黨員發展的預審關。

五、負責學院黨委安排的各種會議、學習活動的組織工作，做好會議記錄與會務工作。

六、協助黨委領導及時了解各基層黨組織的工作情況，督促落實各級黨組織布置的工作任務，做好綜合、匯總、考核等工作。

七、負責黨員、干部資料的統計、上報與管理工作, 負責黨員管理系統數據庫的填報與維護工作。

八、負責學院黨委黨費收繳和黨建經費管理工作。

九、負責黨員組織關系的接轉工作。

十、完成學院領導及部門負責人交辦的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

黨務秘書B崗位職責

一、在學院黨委領導下做好各項黨建工作，督促各黨支部貫徹落實好學院和上級黨委的方針和政策。

二、根據黨委的中心工作任務，了解學院黨支部有關動態，做好會議記錄，整理會議紀要，及時、準確地向黨委領導提供各種信息和建議。

三、負責黨建、學生工作各種重要會議和有關活動的準備工作，積極組織協調，保證會議和有關活動順利進行。

四、負責院黨委、黨校及黨委書記簽字章等印章管理工作。

五、按要求做好黨委文件的收發、登記、批閱、傳閱、立卷、歸檔工作。

六、負責全院重要信息的收集、綜合分析和上報工作，做好各類統計報表、財務報賬信息的填寫、上報和費用發放等財務報賬工作。

七、負責審核、上報黨員預審、審批以及預備黨員轉正等各項材料，做好黨員檔案的歸檔和管理工作。

八、協助黨務秘書A做好學院黨建和思想政治工作。

九、完成學院領導及部門負責人安排的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

行政秘書A崗位職責

一、關注國內外高等教育發展動態，及時為領導提供相關信息和研究資料，定期編印信息簡報。

二、起草學院工作計劃、工作總結、工作匯報等綜合性重要文件，起草領導重要講話。

三、按照要求通知和參加有關會議，做好會議記錄和材料整理工作。

四、負責學院規章制度及文件匯編工作，及時搜集、整理學院信息，負責編寫學院大事記。

五、負責辦理外來文件、信函的簽收、登記、批辦、催辦、整理、歸檔等工作。

六、負責院領導的文件傳閱，處理院領導簽批的文件、函電，負責上級文件的領取及學院上報文件的報送。

七、負責學院會議室的協調、管理，協助做好會議保障、服務工作。

八、完成學院領導及部門負責人交代的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

行政秘書C崗位職責

一、負責院領導辦公室、學院辦公室固定資產管理和辦公用品的采購、發放。

二、負責辦公室內務工作和考勤工作。安排行政值班和節假日值班，督促值班人員堅守到最后一名院領導下班。

三、負責全院性會議及學院大型活動的安排布置和考勤工作，做好學院大型活動和會議服務工作。

四、負責上級領導、兄弟院校領導以及其他外來單位的接待工作。負責接待處理日常的來訪和來信工作。

五、負責承接、轉發各單位、各部門報送黨政領導處理的文件、報告。

六、做好全院辦公用品補充以及辦公設施、電話、網絡的報修工作，做好固定資產管理員的工作。

七、協助院領導及辦公室負責人處理日常事務。

八、完成學院領導及部門負責人交代的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

行政秘書C崗位職責

一、認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法規，并結合學院檔案工作實際，做好學院檔案室建設，制定檔案工作方面的規章制度。

二、集中統一管理學院文書、教學、科研、財會、基建、設備、外事等檔案，保證檔案的保密、安全、衛生、防潮、防蟲。

三、負責管理學院公章、黨委公章及法定代表人的印章，刻制啟用學院各類印章（含電子印章），做好印章使用登記。

四、協助辦公室負責人做好公文起草工作，規范公文印發流程；負責對全院文書處理部門進行業務指導，督促文件材料歸檔，組織立卷質量檢查評比工作。

五、嚴格執行保密制度，不得泄露保密材料及文件內容；按制度規定保質、保量、按時完成各種打印任務，并履行登記手續。

六、注意節約紙張及其他文印用品，愛護打印設備，并按規定維修保養，保證設備完好。

七、努力學習文印業務，不斷提高打印技術，對不符合要求的文稿提出修正意見；保持室內整潔，創造良好的工作環境。

八、負責學院大事記、沿革史擬制工作。

九、完成院領導級部門負責人交辦的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

收發員工作職責

一、負責學院報刊、信件、公文的分檢、發放；

二、負責學院師生員工個人的信件、匯款單、掛號信件的接收、登記、簽發；

三、負責學院對外信件的郵寄業務；

四、負責學院報刊征訂以及學院領導報刊、信函的投遞、發放；

五、對公信函郵寄的費用核算和報銷；

六、完成院領導及部門負責人交辦的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

駕駛員工作職責

一、負責學院領導和教職員工因公用車的駕駛工作；

二、負責完成突發性出車任務，要做到安全、準時；

三、負責學院車輛的日常維修、保養工作，負責辦理車輛年檢、保險、繳納稅費等工作；

四、負責全院汽車油卡的辦理、充值和管理；

五、協助做好對外接待工作；

六、堅守崗位，確保有事能及時出車；節假日無出車任務時，將車輛停放指定位置；

七、完成院領導及部門負責人交辦的其他工作；協助辦公室同事做好臨時性工作。

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